Подбор в E-com и ритейле

9 сентября «Поток» и Ventra Go! провели вебинар о массовом подборе в E-commerce и ритейле в период сезонного роста нагрузки. Спикерами выступили Максим Королёв, директор по продуктам компании «Поток», и Степан Кадников, директор по клиентскому опыту Ventra Go!.

Эксперты рассмотрели задачу с двух сторон. Максим Королёв рассказал, как повысить скорость и конверсию массового подбора, автоматизировать работу с кандидатами и сократить потери на разных этапах воронки. Степан Кадников разобрал другой подход — использование гибкого персонала для пиковых и временных задач, когда компании нецелесообразно увеличивать штат на короткий период.

Этот вебинар — практическое руководство для HR-специалистов и руководителей подбора, которым необходимо быстро увеличивать численность персонала в периоды сезонной нагрузки. Спикеры разобрали, почему в массовом найме важно работать не только с количеством кандидатов, но и со скоростью первого контакта, потерями внутри воронки, коммуникацией до выхода и адаптацией в первые дни.

1. В сезон компании необходимо быстро увеличить количество сотрудников, но штат рекрутеров нельзя масштабировать с той же скоростью. В этом случае можно автоматизировать старт воронки, сокращать время первого контакта и контролировать скорость прохождения кандидатов по этапам.

2. Значительная часть кандидатов теряется уже после договоренности о выходе. Поэтому важно поддерживать регулярную коммуникацию до первого рабочего дня, заранее давать информацию о выходе и продолжать структурированную адаптацию после него.

3. При распределенном массовом подборе подходящему кандидату могут отказать на одном объекте, хотя потребность сохраняется на другом. Лучше всего формировать общий пул кандидатов на однотипные позиции и распределять их между доступными объектами.

4. Сезонная потребность в людях может длиться всего несколько недель или месяцев, поэтому увеличение постоянного штата создает дополнительные затраты. И здесь часть временных и операционных задач можно передавать гибкому персоналу.

В начале вебинара Максим Королёв обозначил главную особенность массового подбора в E-commerce и ритейле — резкое увеличение потребности в людях перед высоким сезоном. Для этих отраслей осень и начало зимы связаны с ростом нагрузки из-за ноябрьских распродаж и новогоднего периода. При этом сотрудников необходимо вывести заранее, чтобы к пиковым неделям они успели адаптироваться.

Одна из основных сложностей — масштаб воронки. По приведенным на вебинаре усредненным данным, чтобы вывести на работу около 30 человек, необходимо получить примерно 500 кандидатов на старте. Итоговая конверсия составляет порядка 3–5%, а для одного закрепившегося сотрудника требуется около 18 откликов. Стоимость выхода при такой воронке может составлять порядка 7000 рублей.

Даже массовый подбор не происходит мгновенно. Воронка может занимать 2–3 недели, а медианное время найма на массовые позиции составляет около двух недель. Поэтому, если сотрудники должны выйти к началу ноября и адаптироваться к периоду распродаж, активно нанимать необходимо уже в октябре, а сам процесс и инструменты подбора подготовить к концу сентября.

Дефицит кандидатов остается важной проблемой, однако сложности не заканчиваются после получения отклика. На старте воронки работодателю необходимо быстро связаться с человеком, провести первичный отбор и довести его до интервью.

При этом потери происходят и после того, как кандидат уже подтвердил выход. Почти треть таких кандидатов в итоге либо не приходит на работу, либо уходит в первые дни. Поэтому повышение конверсии на последних этапах может быть не менее значимым, чем увеличение количества кандидатов на входе.

В массовом подборе кандидат одновременно рассматривает несколько предложений. Если он надолго задерживается на одном из этапов — например, на проверке службы безопасности или ожидании интервью с руководителем, — увеличивается вероятность, что он выберет другого работодателя.

Во второй части вебинара Степан Кадников обратил внимание на другую сторону сезонного найма. Пиковая нагрузка может продолжаться около двух или двух с половиной месяцев. Увеличивать постоянный штат в два или три раза ради такого периода необходимо не всегда.

По наблюдениям Ventra Go!, дефицит персонала остается актуальным, но компании постепенно адаптировались к нему. Одновременно усилился запрос на снижение операционных затрат и повышение производительности. Поэтому наряду с подбором постоянных сотрудников компании рассматривают гибкую занятость для временной нагрузки.

Старт воронки можно автоматизировать в несколько этапов. Система может регулярно искать подходящие резюме на работных сайтах, добавлять кандидатов в систему подбора и проводить первичную оценку релевантности, если для конкретной позиции такой анализ применим.

Следующий этап — автоматическая коммуникация. Для нее можно использовать сообщения, чат-ботов и автоматические звонки. Задача — сократить промежуток между появлением кандидата и первым контактом до 10–20 минут.

Принятый оффер еще не означает, что кандидат действительно выйдет на работу. Если между договоренностью и первым рабочим днем проходит полторы недели, оставлять человека без контакта на весь этот период рискованно.

На вебинаре прозвучала рекомендация не оставлять кандидата без коммуникации дольше нескольких дней. Это могут быть напоминания перед интервью, сообщения перед выходом и другая полезная информация.

В качестве еще одного инструмента спикер привел опрос кандидатов после завершения этапов подбора. Помимо оценки удовлетворенности процессом, такой контакт показывает человеку, что компания уже интересуется его опытом взаимодействия.

Для однотипных массовых позиций можно организовать общий старт воронки. Сначала компания собирает единый пул курьеров, кладовщиков, мерчендайзеров или других специалистов, проводит первичный отбор, а затем распределяет подходящих кандидатов между конкретными объектами.

При распределенном найме полезно учитывать территорию и условия работы. Например, во время разговора рекрутер может сразу предложить несколько ближайших объектов и сравнить доступные графики.

Для управления подбором важно видеть конверсию и продолжительность каждого этапа. В массовом сегменте эти показатели особенно тесно связаны: чем дольше кандидат ждет следующего действия, тем выше риск его потерять.

Поэтому стоит отслеживать время первого контакта, доходимость до интервью, переходы между этапами и продолжительность нахождения кандидата на каждом из них. Такой анализ помогает находить конкретные участки, где процесс замедляется.

Последний из пяти рычагов — закрепление сотрудника. Если значительная часть людей теряется после подтверждения выхода или в первые дни работы, задача подбора фактически еще не завершена. До выхода сотруднику важно дать четкую информацию:

• куда приехать;
• когда начнется работа;
• что необходимо взять с собой;
• кто будет наставником и какие задачи ждут в первые дни.

После выхода структурированная адаптация продолжается: сотрудник должен понимать цели первого дня, недели и месяца, а также знать, к кому обращаться за помощью. Отдельную роль может играть наставник, который видит задачи нового сотрудника и помогает ему пройти первые этапы работы.

Степан Кадников предложил рассматривать гибкую занятость как дополнение к постоянному штату. Такой подход особенно применим к пиковым часам, отдельным дням, сезонным периодам, регулярным операционным задачам и временной замене штатных сотрудников.

По словам спикера, на платформе Ventra Go! более 2 млн исполнителей и свыше 25 тыс. торговых точек по России. В сервисе представлено около 350 ролей и типов занятости. Также 9 из 10 заявок закрываются, в том числе при возникновении потребности за 12, 8 и иногда 6 часов до начала работы.

Для ритейла внешний персонал может выполнять погрузочно-разгрузочные работы, приемку и выкладку товара, работу с ценниками и другие операционные задачи. В премиальном сегменте возможен другой принцип разделения: постоянные сотрудники сосредоточены на продажах и клиентском сервисе, а временные исполнители работают с операциями, которые не требуют такого уровня подготовки.

В качестве примера Степан Кадников рассказал о непубличном проекте премиального российского бренда в сегменте моды. Сначала решение протестировали примерно в пяти торговых точках, а затем распространили на всю сеть. Временный персонал взял на себя задачи, связанные с чистотой, ценниками, приемкой товара и складскими операциями, а штатные сотрудники смогли сосредоточиться на клиентском сервисе и продажах.

В ходе вебинара спикеры сформулировали несколько подходов, которые можно применять при подготовке к высокому сезону.

1. Измерять время первого контакта. Для массового подбора важно понимать, сколько проходит между появлением кандидата и первой коммуникацией работодателя. В зрелых процессах этот показатель может составлять 10–20 минут.

2. Автоматизировать начало воронки. Поиск кандидатов, первичную оценку и первые сообщения можно частично передать системе, а рекрутера подключать после установления контакта.

3. Не прекращать коммуникацию после принятия оффера. Если до выхода остается несколько дней или недель, кандидату нужны регулярные напоминания и информация о следующих шагах.

4. Проверить причины отказов. Большая доля отказов из-за выбора другого кандидата может указывать на то, что подходящих людей не перераспределяют между аналогичными вакансиями.

5. Анализировать скорость каждого этапа. Среднее время найма не всегда показывает конкретную проблему. Полезно отдельно смотреть, сколько кандидаты проводят на интервью, проверках и других этапах.

6. Разделять постоянную и временную потребность. Если дополнительная нагрузка возникает только в сезон, в определенные дни или часы, часть задач можно закрывать гибким персоналом.

В завершение вебинара спикеры показали два взаимодополняющих подхода к сезонной потребности в людях.

Первый связан с повышением эффективности самого массового подбора. Для этого Максим Королёв предложил работать с пятью направлениями: скоростью первого контакта, регулярной коммуникацией, распределением кандидатов между объектами, аналитикой воронки и закреплением после найма. В массовом сегменте важно контролировать весь путь кандидата — от появления резюме до первых дней работы.

Второй подход — использование гибкого персонала там, где потребность возникает на ограниченный срок или связана с конкретными пиковыми и операционными задачами. Степан Кадников отметил, что при таком подходе важнее разделять людей не только на штатных и внешних, а учитывать их опыт и готовность выполнять конкретную работу. Новому исполнителю требуется адаптация независимо от формата занятости.

В результате компания может сочетать постоянный штат, автоматизированный массовый подбор и гибкий персонал в зависимости от характера потребности. Для E-commerce и ритейла такой подход особенно актуален в период, когда количество задач резко увеличивается, а времени на комплектование команды становится меньше.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube