Цифровой наём

3 сентября 2025 года прошел совместный вебинар компаний «Поток» и Directum, посвященный автоматизации найма — от подбора кандидата до его трудоустройства и последующего кадрового сопровождения. Спикерами выступили Степан Титов, бизнес-аналитик компании Directum, специализирующийся на кадровом электронном документообороте, представивший систему HR Pro, и Антон Сковородкин, менеджер по работе с ключевыми клиентами компании «Поток».

Этот вебинар — практическое руководство для HR-директоров, руководителей подбора и специалистов по кадровому документообороту о том, как выстроить единый цифровой путь кандидата — от отклика на вакансию до подписания трудового договора — без потери данных и дублирования ручной работы.

Спикеры поделились реальным опытом автоматизации двух смежных направлений: подбора персонала на платформе «Поток» и кадрового электронного документооборота на платформе HR Pro, а также продемонстрировали на примере реального бизнес-кейса, как интеграция этих систем сокращает срок оформления нового сотрудника с нескольких рабочих дней до нескольких часов. Отдельное внимание было уделено финансовому эффекту от отказа от бумажного документооборота и типичным трудностям внедрения автоматизации в компаниях.

Степан Титов обозначил пять типичных проблем компаний, которые продолжают вести кадровые процессы на бумаге. Во-первых, это непрозрачность процессов: рядовой сотрудник, передав заявление в отдел кадров, не имеет возможности отследить, на каком этапе находится его документ, и вынужден уточнять статус лично или по телефону, а руководитель не видит общей картины по всем процессам компании. Во-вторых, влияние человеческого фактора — ошибки при заполнении бланков и передаче документов не в то подразделение, из-за которых процесс приходится начинать заново. В-третьих, необходимость физического перемещения бумажных документов между кабинетами, что неудобно и вовсе невозможно для сотрудников, работающих удаленно. В-четвертых, низкая скорость выполнения операций по сравнению с электронными процессами. В-пятых, прямые затраты компании на бумагу, расходные материалы, хранение архивов и связанную инфраструктуру.

Антон Сковородкин отметил, что при ведении подбора без специализированной системы рекрутеру приходится вручную собирать кандидатов из множества источников — работных сайтов, реферальных программ, социальных сетей — и вносить информацию о каждом кандидате в таблицы вручную, что создает большой объем рутинных действий. Отдельно он выделил проблему упущенных кандидатов: если рекрутер не успевает первым выйти на связь с целевым кандидатом, тот нередко успевает трудоустроиться в другую компанию, особенно в условиях дефицита кадров в ряде отраслей. Также он обратил внимание на риск того, что кандидат подолгу задерживается на длительных этапах воронки — таких как проверка службы безопасности, медицинская комиссия или согласование оффера, — из-за чего компания рискует потерять кандидата на финальных стадиях процесса. Кроме того, спикер отметил, что большая накопленная база кандидатов в кадровом резерве компании — иногда исчисляемая десятками и сотнями тысяч контактов — зачастую не используется повторно и остается неактивной.

В ходе разбора реального кейса спикеры отметили отдельную проблему: даже если в компании уже используются система подбора и система кадрового документооборота, но работают они параллельно, без интеграции между собой, кандидату и кадровому специалисту приходится повторно вносить одни и те же данные на разных этапах. Это увеличивает срок оформления нового сотрудника, который без интеграции систем мог растягиваться на два-три рабочих дня, а для кандидатов, работающих удаленно, процесс становился еще более длительным.

Степан Титов подробно описал функциональность системы HR Pro. Сотрудник получает доступ к личному кабинету, доступному с мобильного устройства или браузера, где может оформить служебную записку или заявление, подписать его и отправить на согласование в любое удобное время, без визита в отдел кадров.

Кадровые процессы в системе настраиваются в виде наглядных схем без привлечения разработчиков благодаря встроенному конструктору без программирования — можно добавлять дополнительных согласующих, настраивать условия автоматического определения получателей документа и выстраивать маршруты под особенности компании.

Система синхронизируется с учетной системой 1С ЗУП: при приеме сотрудника через HR Pro в учетной системе автоматически создаются данные физического лица, а изменения должности, подразделения или паспортных данных синхронизируются в обе стороны без повторного ввода. Также реализована выгрузка документов по установленной форме при запросах государственных органов, электронное оформление командировок и отпусков с автоматическим планированием и учетом ограничений по длительности, а также электронное оформление увольнения — за исключением подписания самого приказа об увольнении, которое пока не разрешено законодательно в электронном виде.

Антон Сковородкин рассказал, что платформа собирает отклики кандидатов из разных источников — работных сайтов, карьерных сайтов компании, социальных сетей — в единую вакансию, исключая ручной перенос данных. Отдельная функция холодного поиска позволяет системе самостоятельно искать кандидатов по заданному портрету и добавлять их в работу, при этом на начальном этапе контакты кандидата скрыты, чтобы избежать избыточного расходования закупленной базы контактов.

Для обработки большого потока откликов используется машинное ранжирование кандидатов по степени соответствия вакансии, а также чат-боты, которые проводят первичный опрос и общаются с кандидатами из кадрового резерва компании, предлагая вернуться к рассмотрению вакансии. Искусственный интеллект применяется для составления писем кандидатам и редактирования текста вакансии под разные площадки размещения, хотя спикер отметил, что для составления самих требований к вакансии участие HR-специалиста остается предпочтительным.

Для сокращения риска потери кандидата на длительных этапах воронки система позволяет настраивать нормативные сроки прохождения каждого этапа, автоматически подсвечивать кандидатов, приближающихся к просрочке, и направлять уведомления ответственным сотрудникам. Также предусмотрен электронный сбор анкет для проверки службы безопасности и автоматизированная поддержка формирования офферов с цепочкой согласования и итоговым документом, готовым для отправки кандидату.

Спикеры разобрали пример компании, которая уже использовала «Поток» и HR Pro параллельно, но без интеграции между ними, и приняла решение связать системы между собой. После интеграции процесс выглядит следующим образом: рекрутер проводит кандидата по этапам воронки в «Потоке», и как только кандидат достигает этапа отправки на оформление, HR Pro автоматически получает его персональные данные, включая ФИО, контакты, СНИЛС, ИНН и паспортные данные, создает соответствующие объекты в системе и уведомляет кадрового специалиста.

Кандидат регистрируется в личном кабинете, проверяет уже предзаполненные данные и прикрепляет сканы документов, а кадровик может запросить доработку или дополнительные документы при необходимости. Далее кандидат оформляет электронную подпись через идентификацию с подтвержденным профилем на портале государственных услуг, подписывает согласие на кадровый электронный документооборот, после чего система автоматически формирует трудовой договор и приказ о приеме, которые последовательно подписывают руководитель и кандидат.

По итогам внедрения интеграции процесс приема сотрудника, который ранее занимал два-три рабочих дня, стал занимать в среднем не более трех часов чистого времени без учета пауз на стороне кандидата или кадровика.

Степан Титов посоветовал компаниям, внедряющим кадровый электронный документооборот, заранее готовиться к тому, что сотрудники и руководители первое время могут скептически относиться к переходу от привычной работы на бумаге и в таблицах. По его опыту, наиболее эффективный подход — сначала вовлечь в использование системы руководителя подразделения, чтобы он на личном примере продемонстрировал ценность инструмента своим подчиненным, а также проводить отдельные обучающие встречи с сотрудниками компании-заказчика на этапе внедрения.

Антон Сковородкин рекомендовал при внедрении системы подбора добавлять в нее всех заказчиков вакансий и руководителей подразделений, чтобы работа велась в едином окне и не терялась информация о потребностях в найме — при этом руководителям можно настраивать упрощенный интерфейс с ограниченным набором действий, чтобы снизить сложность работы в системе для тех, кто пользуется ей нечасто. Он также посоветовал соблюдать баланс между откликами и холодным поиском кандидатов, поскольку закупленная база контактов часто расходуется не полностью из-за нехватки времени на ее обработку, а также использовать автоматическую отчетность для выявления того, какой именно этап воронки подбора требует улучшения в конкретной компании, поскольку набор проблемных метрик индивидуален для каждой отрасли и бизнеса.

В завершение вебинара спикеры подчеркнули, что наибольший эффект автоматизация приносит не при точечном внедрении отдельных инструментов, а при построении цепочки без разрывов — от первого контакта с кандидатом до его полноценного выхода на работу и последующего кадрового сопровождения.

Разобранный в ходе вебинара кейс интеграции систем подбора и кадрового документооборота показал, что устранение повторного ввода данных на стыке этапов способно сократить срок оформления сотрудника в несколько раз — с двух-трех рабочих дней до нескольких часов.

Отдельным выводом стало то, что финансовый эффект от автоматизации складывается не только из очевидной экономии на бумаге и расходных материалах, но и из снижения текучести на испытательном сроке благодаря модулю адаптации, а также из снижения риска штрафов за счет уменьшения влияния человеческого фактора в кадровых процессах. При этом спикеры отметили, что успешное внедрение автоматизации требует не только технической настройки систем, но и работы с сопротивлением сотрудников и руководителей, для которых переход от привычных бумажных процессов может первое время вызывать скепсис.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube