Защита персональных данных кандидатов

23 сентября 2025 года в «Потоке» прошел вебинар о защите персональных данных кандидатов. Алия Хатыпова, руководитель отдела правовой поддержки «Потока», и Максим Королев, директор по продуктам «Потока», разобрали работу с персональными данными через весь цикл подбора: от получения резюме и загрузки его в систему подбора до кадрового резерва, отзыва согласия и уничтожения данных.

Этот вебинар — практическое руководство для HR и рекрутеров по работе с персональными данными кандидатов на разных этапах подбора. Один из главных выводов спикеров: согласие кандидата — не единственное возможное основание для обработки персональных данных, поэтому нельзя применять одно правило ко всем источникам и ситуациям. HR важно понимать, откуда получено резюме, для какой цели используются данные, кому они передаются и на каком основании компания продолжает их хранить. Особого внимания требуют кадровый резерв, проверки службы безопасности и внешние сервисы, поскольку первоначального основания для работы с резюме может быть недостаточно для последующих действий.

1. Проблема: рекрутер может считать, что для любой работы с персональными данными сначала нужно получить отдельное согласие кандидата. → Решение: определять правовое основание с учетом источника данных и цели обработки. По объяснению спикеров, согласие является одним из оснований обработки, а не единственным: в ряде ситуаций таким основанием выступает договор.

2. Проблема: данные кандидата, полученные для подбора, начинают использовать для дополнительных действий, например проверки службой безопасности или передачи внешнему сервису. → Решение: отдельно проверять основание для каждого такого действия и при необходимости получать согласие, которое учитывает передачу и соответствующую обработку данных.

3. Проблема: после завершения работы по конкретной вакансии компания хочет оставить подходящего кандидата в кадровом резерве. → Решение: заранее предусматривать соответствующую цель обработки и корректно получать согласие на включение в кадровый резерв.

4. Проблема: отзыв согласия воспринимается как команда просто удалить карточку кандидата из системы. → Решение: различать удаление и уничтожение, определять, какие именно данные обрабатывались на основании отозванного согласия, и фиксировать их уничтожение в установленном порядке.

5. Проблема: персональные данные распределены между системой подбора, файлами и другими средствами автоматизации. → Решение: учитывать весь контур обработки. На вебинаре отдельно отмечалось, что к средствам автоматизации относятся в том числе Word и Excel, что имеет значение при оформлении уничтожения данных.

В начале вебинара спикеры предложили посмотреть на персональные данные не как на отдельный юридический вопрос, а как на часть всего процесса подбора. Резюме может прийти с работного или карьерного сайта, напрямую от кандидата, через агентство или другой источник. Затем данные попадают в систему подбора, используются во время интервью, дополняются сведениями для проверки службы безопасности, а после решения по вакансии могут остаться в кадровом резерве. На каждом этапе меняются действия с данными, поэтому HR необходимо понимать основание для их обработки.

Первая сложность возникает уже с определением персональных данных. Спикеры обращают внимание, что закрытого перечня таких сведений нет. В рамках вебинара приводился пример: номер телефона без дополнительных идентификаторов сам по себе не относился спикерами к персональным данным со ссылкой на судебную практику, тогда как адрес электронной почты может относиться, особенно если корпоративный адрес позволяет определить место работы человека. Имя вместе с должностью также может позволить идентифицировать конкретного человека.

Следующий вопрос — нужно ли каждый раз получать отдельное согласие при работе с резюме. Спикеры объяснили, что при использовании работных сайтов необходимо изучать договор и пользовательское соглашение конкретной площадки. Если условия обработки данных уже урегулированы договором, он может выступать основанием для работы с резюме, и отдельное согласие в рассматриваемой ситуации не требуется. Тот же принцип предлагается применять к другим площадкам с разделами вакансий: сначала проверить их условия использования, а не автоматически считать, что основания для обработки данных нет.

Другая ситуация возникает, когда кандидат приходит из источника, условия которого не дают необходимого основания для обработки, либо компания получает данные непосредственно от человека. Тогда может потребоваться согласие кандидата. На вебинаре показано, что этот процесс можно встроить непосредственно в систему подбора: отправлять запрос вручную или автоматически при переводе кандидата на определенный этап и сохранять информацию о статусе согласия.

Отдельный риск связан с проверкой кандидата службой безопасности. Первоначальная работа с резюме не означает автоматического разрешения на обработку паспорта, сведений о родственниках и других дополнительных данных. На вебинаре подчеркивается, что для такой проверки необходимо отдельно определить основания обработки, а при передаче информации внешней системе учесть и этот способ работы с данными.

После разбора исходных рисков спикеры последовательно прошли по циклу работы с кандидатом. Первый принцип — не начинать с согласия как универсального документа, а сначала определить основание обработки. Если данные обрабатываются в связи с договором и условия конкретной ситуации это позволяют, дополнительное согласие может не потребоваться. Если такого основания нет либо компания переходит к действиям, которые им не охватываются, необходимо рассматривать получение согласия.

Для HR это означает, что источник резюме становится значимым. При получении данных с работного сайта нужно понимать условия площадки. Если резюме пришло напрямую или из другого источника, необходимо проверить, на каком основании компания начинает его обрабатывать. На вебинаре также разбиралась ситуация, когда кандидат самостоятельно направляет резюме работодателю: спикеры обращали внимание не только на сам факт получения данных, но и на обязанность информировать человека об условиях их дальнейшей обработки.

Следующий принцип касается автоматизации согласий. В системе подбора запрос можно встроить в рабочий процесс, например отправлять его при переводе кандидата на определенный этап. Тогда HR видит дату и статус согласия и может отделить кандидатов, которые его дали, от тех, кто не ответил или отказался. Такой подход снижает зависимость процесса от ручной проверки каждой карточки.

Для сторонних сервисов важна прозрачность передачи данных. Если компания использует внешнюю проверку службы безопасности, телефонию, автоматизированное интервью или другой сервис, в согласии можно предусмотреть передачу данных соответствующему получателю. При этом конкретная схема зависит от того, как организованы отношения между работодателем и внешним поставщиком: на вебинаре отдельно обсуждалось поручение обработки и ситуации, в которых сторонняя организация выступает самостоятельным оператором.

Отдельный блок посвящен кадровому резерву. Спикеры отметили, что согласие для включения в резерв не обязательно должно оформляться именно в письменной форме: возможна форма, которая позволяет подтвердить факт его получения. При этом цель включения в кадровый резерв можно предусмотреть при получении согласия в процессе подбора. Так, после завершения работы по одной вакансии можно вернуться к кандидату, если условия полученного согласия позволяют это сделать.

При работе с персональными данными полезно начинать с простой последовательности: откуда получены данные, зачем они нужны компании, что именно с ними будет происходить и кому они будут доступны. Такой разбор помогает отделить действия, которые уже покрываются имеющимся основанием, от ситуаций, где потребуется дополнительное согласие. Это особенно важно, когда процесс подбора выходит за пределы обычной работы с резюме.

Не переносите автоматически условия работы с одной площадкой на другую. Если резюме найдено на работном сайте, в социальной сети или на профессиональной площадке с разделом вакансий, необходимо смотреть пользовательское соглашение именно этого источника. В вебинаре этот принцип неоднократно используется как отправная точка для определения основания обработки.

Если в подборе участвуют другие юридические лица, заранее учитывайте передачу данных. Это относится и к группе компаний, и к внешней службе безопасности, и к другим поставщикам сервисов. Передача резюме коллеге внутри той же компании и передача человеку из другой компании — разные ситуации с точки зрения обработки персональных данных, поэтому их нельзя оформлять одинаково.

Для проверки службы безопасности собирайте именно те данные, которые нужны для проверки, и отдельно определяйте основания для работы с ними. Если появляются специальные категории данных, биометрические сведения или передача третьему лицу, требования к согласию могут отличаться от обычной работы с резюме.

При работе с рекомендателями сначала учитывайте, что их контакты — это данные другого человека, а не самого кандидата. На вебинаре рекомендуется уточнять у кандидата, знает ли рекомендатель о возможном обращении, а при контакте с рекомендателем — объяснять, откуда получены его данные и для какой цели с ним связываются.

Наконец, заранее выстройте процесс на случай отзыва согласия. HR должен понимать, где находятся данные кандидата, на каком основании обрабатывается каждый их набор и какие сведения необходимо уничтожить. Если часть информации обрабатывается на другом законном основании, отзыв одного согласия сам по себе не означает, что автоматически уничтожаются вообще все сведения о человеке.

Один из наиболее подробных блоков вебинара посвящен моменту, когда данные больше не нужны для первоначальной цели или кандидат отзывает согласие. Здесь принципиально важно различать удаление, уничтожение и обезличивание.

В трактовке, приведенной спикерами, удаление предполагает стирание информации с возможностью восстановления, тогда как при уничтожении персональные данные должны перестать быть восстанавливаемыми. Обезличивание — отдельное действие: обезличенные данные продолжают оставаться персональными данными. Поэтому эти понятия нельзя использовать как взаимозаменяемые.

Если кандидат отзывает согласие, необходимо определить, какие сведения обрабатывались именно на основании этого согласия. На вебинаре подчеркивается: уничтожению в связи с отзывом подлежат данные, для обработки которых основанием служило отозванное согласие. Если у компании остаются другие сведения, обрабатываемые на иных основаниях, сам факт отзыва не означает автоматического уничтожения этих данных.

Спикеры также разобрали документирование уничтожения. Если используются средства автоматизации, дополнительно требуется учитывать журнал регистрации событий. Важная для повседневной работы деталь: в рамках вебинара к средствам автоматизации отнесены не только специализированные системы подбора, но также Word и Excel.

В завершение основной части спикеры свели работу с персональными данными кандидатов к нескольким связанным принципам. Согласие — одно из возможных оснований обработки, поэтому HR необходимо сначала установить цель и правовое основание конкретного действия. При работе в рамках договора отдельное согласие может не потребоваться, тогда как для других ситуаций, в том числе отдельных проверок или передачи данных внешним системам, его необходимость нужно оценивать отдельно.

Второй вывод касается кадрового резерва. Если компания хочет возвращаться к подходящим кандидатам после завершения работы по конкретной вакансии, это нужно учитывать заранее. На вебинаре рассматривается возможность включить трудоустройство и кадровый резерв в цели получаемого согласия в тех случаях и форме, которые позволяют это сделать.

Третий вывод — жизненный цикл персональных данных не заканчивается отказом кандидату или заполнением вакансии. Если цель достигнута, срок согласия истек или кандидат его отозвал, компании необходимо определить дальнейшую судьбу информации. Уничтожение при этом отличается и от обычного удаления, и от обезличивания, а сам факт уничтожения должен быть подтверждаемым.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube