От найма до первой командировки

19 августа 2025 года прошел совместный вебинар компаний «Поток» и Smartway, посвященный адаптации новых сотрудников и организации деловых поездок.

Спикерами выступили Алексей Васильев, эксперт по внедрению HR-продуктов компании «Поток», рассказавший о построении системы онбординга и адаптации сотрудников, и Илья Панукалин, HR-директор Smartway, рассказавший о том, почему командировка становится стрессом для сотрудника и как компании могут облегчить этот процесс.

Этот вебинар — практическое руководство для HR-специалистов о том, как выстроить адаптацию сотрудников как управляемую систему, а не как стихийный процесс, и как снять с сотрудников и HR-отдела рутинную нагрузку, связанную с организацией командировок.

Спикеры поделились реальными данными собственных исследований о проблемах адаптации новичков, показали пошаговый алгоритм построения системы онбординга с метриками и инструментами, а также разобрали, какие именно этапы организации деловой поездки создают наибольший стресс для сотрудника и как их можно автоматизировать.

Отдельное внимание в дискуссии было уделено вопросу, не обесчеловечивает ли автоматизация HR-процессы, и где границы применения искусственного интеллекта и чат-ботов в работе с людьми.

Максим Королёв сфокусировался на системных сложностях, с которыми сталкиваются компании при работе с вовлеченностью.

Алексей Васильев привел данные собственного исследования компании, согласно которым 41% сотрудников не понимают, зачем их взяли на работу, и не видят связи между своими задачами и результатами всей компании. По его словам, 37% опрошенных отметили, что руководитель не нашел времени обсудить с ними эти вопросы, а 36% сотрудников не понимают, кому именно они подчиняются, — особенно в ситуациях, когда у новичка одновременно есть непосредственный руководитель, функциональный руководитель и наставник. Спикер также отметил менее острую, но значимую проблему отсутствия регламентов и понятных ориентиров, на которые новичок мог бы опереться в первые недели работы. По его наблюдению, все эти проблемы связаны с одной общей причиной — в большинстве компаний нет четко определенного ответственного за процесс адаптации, из-за чего наиболее распространенным методом остается стихийное погружение, при котором опытные сотрудники впоследствии адаптируют новичков так же, как когда-то адаптировали их самих.

Отдельная проблема, которую обозначил спикер, — использование сразу нескольких инструментов адаптации без их связи между собой: корпоративных порталов, документов с базой знаний, приветственных писем, чат-ботов и систем обучения. По его словам, ответственность за разные инструменты часто распределена между разными людьми, из-за чего информация обновляется в одном месте и остается устаревшей в другом, а сам новичок теряется среди множества несвязанных ресурсов.

Илья Панукалин отметил, что практически любая деловая поездка связана со стрессом для сотрудника, даже если она проходит в комфортное направление. Причины — выход из привычной среды, необходимость адаптироваться к другому часовому поясу и культуре, физический дискомфорт длительных перелетов, а также постоянная неопределенность, связанная с возможными задержками или отменой рейсов. К этому добавляются бытовые сложности: поиск подходящего жилья, особенно при первой поездке в незнакомый город, трудности с логистикой до места работы, а при международных командировках — языковой барьер. Спикер также обратил внимание на проблему временного разрыва, из-за которого сотрудники в командировке нередко вынуждены работать дольше обычного, подстраиваясь под часовой пояс головного офиса.

Отдельно спикер описал проблему, которая, по его наблюдению, часто остается незамеченной со стороны работодателя: значительное время сотрудник тратит на ручной сбор документов после поездки — чеков, посадочных талонов, подтверждений оплаты, — причем делает это в рабочее время, поскольку эта задача считается частью его должностных обязанностей. Ошибки при оформлении, например расхождение в классе обслуживания между заказом и итоговым чеком, дополнительно увеличивают время на исправление документов и переписку с поставщиками услуг.

Алексей Васильев предложил выстраивать адаптацию как последовательную систему из пяти шагов.

Первый шаг — определить, кто в компании отвечает за процесс адаптации в целом.

Второй шаг — сформулировать идеальный конечный результат адаптации: в качестве примера спикер привел собственное определение компании, согласно которому сотрудник считается адаптированным, когда он перестает отличаться от опытных коллег по поведению и уровню владения компетенциями.

Третий шаг — разбить путь к этой цели на этапы с понятными ожиданиями от сотрудника на каждом отрезке времени, будь то несколько дней для простых должностей или несколько месяцев для более сложных ролей.

Четвертый шаг — подобрать конкретные инструменты для каждого этапа, будь то подключение наставника, проведение тренинга, выдача доступа к обучающей платформе или организация тимбилдинга.

Пятый шаг — сделать систему измеримой и предусмотреть процесс непрерывного улучшения на основе обратной связи от новых сотрудников.

Спикер рекомендовал сокращать количество разрозненных инструментов адаптации и создавать для новичка единую точку входа — в идеале в виде отдельного цифрового приложения, а не через рекрутера или руководителя.

В качестве примера он привел собственный продукт компании — мобильное и веб-приложение для адаптации, которое дает сотруднику пошаговый план на испытательный срок, позволяет назначать контрольные встречи, предоставляет отдельный интерфейс для наставников с возможностью отслеживать своих подопечных, а также дает HR и руководителям доступ к аналитике по процессу адаптации.

Отдельным решением Алексей Васильев назвал прибординг — начало коммуникации с кандидатом сразу после принятия оффера, еще до его официального трудоустройства. По его словам, чем больше разрыв между принятием предложения и фактическим выходом на работу, тем выше риск, что кандидат передумает, поэтому в этот период полезно заранее знакомить будущего сотрудника с компанией, рассказывать о первом рабочем дне и снимать типичное волнение — это позитивно влияет на бренд работодателя и повышает вероятность выхода кандидата на работу.

Спикер выделил несколько ключевых метрик для оценки эффективности адаптации:

• бинарный показатель достижения или недостижения идеального конечного результата к концу испытательного срока;
• время выхода сотрудника на продуктивность, которое напрямую влияет на скрытые издержки компании, поскольку затраты на зарплату продолжаются вне зависимости от того, вышел ли сотрудник на сопоставимый с опытными коллегами уровень производительности; текучесть на испытательном сроке — по данным исследования компании, примерно треть сотрудников хотя бы раз увольнялась именно в этот период;
• удовлетворенность сотрудников процессом адаптации, которая отслеживается через опросы и обратную связь;
• а также метрики в разрезе конкретных руководителей, позволяющие выявить подразделения с повышенной текучестью на испытательном сроке и организовать для таких руководителей дополнительное обучение навыкам адаптации новичков.

Илья Панукалин рассказал, что сервис Smartway предлагает простой интерфейс для бронирования билетов и отелей, в котором вся поездка организуется за несколько минут: система быстро формирует цены и держит бронь в течение ограниченного времени.

Компании могут устанавливать лимиты и регламенты расходов на командировки, благодаря чему заявка в пределах установленного лимита согласовывается автоматически, а выходящая за лимит — направляется руководителю на быстрое рассмотрение. Оплата проезда и проживания происходит с отсрочкой платежа со стороны сервиса, что избавляет сотрудника от необходимости тратить личные средства и ждать компенсации.

Закрывающие документы по каждой командировке автоматически направляются на электронную почту или по электронному документообороту, что полностью снимает с сотрудника необходимость вручную собирать и сверять чеки.

Спикер также отметил, что внедрение системы не требует сложных настроек и может занимать от одного дня при небольшом количестве командировок до нескольких дней — при большом потоке поездок.

Отдельно спикер перечислил преимущества автоматизированной системы для сотрудника:

• минимум рутинных действий при оформлении поездки,
• ускоренное согласование без необходимости переписки с несколькими людьми,
• круглосуточный доступ к оформлению и изменению заявок, хранение всех данных о поездке в одном месте и возможность оперативно решить нештатную ситуацию — например, перенести бронь гостиницы или изменить билет при задержке рейса — в любое время суток.

Также система дает прозрачный контроль расходов с предупреждениями о превышении лимитов и автоматическим направлением таких случаев на согласование руководству, а сотрудник в любой момент видит статус своей заявки на командировку.

Отвечая на вопрос о том, должен ли первый рабочий день быть исключительно ознакомительным или можно вводить сотрудника в продуктивную работу сразу, Алексей Васильев отметил, что оба подхода имеют право на существование в зависимости от сложности должности: для менее квалифицированных ролей допустимо выходить на результат уже с первых дней, тогда как для более сложных позиций разумнее вводить сотрудника в работу постепенно на протяжении нескольких недель или месяцев.

Он также подтвердил, ссылаясь на отраслевое исследование, что отсутствие эффективного онбординга — весомая, хотя и не единственная причина увольнений на испытательном сроке: значительная часть сотрудников, рассматривающих увольнение в первые месяцы, связывают это с несовпадением ожиданий, сформированных на собеседовании, с реальностью на рабочем месте.

Отдельно он посоветовал использовать проверочные вопросы по ценностям компании после обучающих материалов только в тех организациях, где ценности действительно важны для корпоративной культуры и на них реально ориентируются в работе, а не формально задекларированы.

Илья Панукалин подчеркнул, что автоматизация рутинных процессов, таких как бронирование и оформление документов, не обесчеловечивает работу с сотрудником, если живая поддержка сохраняется именно там, где она эмоционально важна.

По его словам, во время самой командировки сотрудников круглосуточно сопровождает служба клиентского сервиса, которая помогает решать нештатные ситуации, а автоматизация освобождает время именно для рутинных задач, снижая при этом ощущение одиночества сотрудника в процессе организации поездки.

Он также отметил, что искусственный интеллект полезен не как замена живого общения, а как дополнительный инструмент — например, для анализа большого объема открытых ответов в опросах адаптации и выявления закономерностей, что особенно актуально для крупных компаний с большим потоком новых сотрудников.

В завершение вебинара спикеры подчеркнули, что и адаптация сотрудников, и организация командировок — это процессы, которые выигрывают от системного подхода и продуманной автоматизации, но требуют сохранения человеческого участия там, где оно действительно важно для сотрудника.

Алексей Васильев подытожил, что построение системы адаптации начинается не с выбора инструментов, а с определения ответственного и понятной цели, к которой должна привести адаптация, а измеримость и постоянное улучшение процесса на основе обратной связи позволяют компании убедиться, что система действительно работает.

Илья Панукалин подчеркнул, что автоматизация организации командировок способна избавить сотрудников от значительной административной нагрузки и снизить связанный с поездками стресс, при этом сохраняя живую поддержку в моменты, когда сотруднику требуется помощь человека, а не бота.

Оба спикера сошлись на том, что искусственный интеллект и автоматизация в HR-процессах наиболее эффективны именно как инструмент избавления от рутины, а не как полная замена человеческого участия в работе с сотрудниками.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube