Массовый подбор без границ

20 февраля 2025 года прошел вебинар «Массовый подбор без границ: как закрывать вакансии быстрее с CRM-системой». Спикером выступил Сергей Батюк, ведущий эксперт по автоматизации HR-процессов компании «Поток», рассказавший о том, как автоматизация помогает ускорить закрытие вакансий в массовом подборе.

Этот вебинар — практическое руководство для руководителей подбора и рекрутеров, которые ежедневно закрывают большое количество однотипных линейных позиций — курьеров, продавцов, монтажников, специалистов колл-центров.

Спикер показал, какие типичные узкие места возникают в массовом подборе — от нехватки кандидатов на рынке до перегрузки рекрутеров ручными операциями — и на живой демонстрации системы «Поток Рекрутмент» разобрал конкретные инструменты автоматизации на каждом этапе воронки: от привлечения и первичной оценки кандидатов до автоматической проверки службы безопасности и группировки типовых вакансий по множеству точек и подразделений.

Отдельное внимание было уделено тому, как аналитика по времени прохождения этапов помогает находить и устранять скрытые потери скорости, которые без специального отчета остаются незамеченными.

Сергей Батюк обозначил четыре ключевые проблемы, которые команда «Потока» регулярно фиксирует у клиентов, работающих с массовым подбором.

Первая — высокий объем вакансий: массовых позиций может быть много как по количеству, так и по объему ставок на каждой из них, из-за чего компаниям сложно физически успевать находить и забирать с рынка нужное число кандидатов.

Вторая, отчасти противоположная проблема — недостаток кандидатов в конкретной географии: массовый подбор может быть специфически распределен по городам или районам, где определенного типа персонала на рынке просто немного, и найти его быстро не получается независимо от усилий рекрутера.

Отдельно спикер выделил проблему долгой обработки откликов, из-за которой компании теряют сильных кандидатов. По его словам, в массовом подборе скорость закрытия вакансии и скорость движения кандидата по воронке напрямую определяют, останется ли кандидат у конкретного работодателя: если у другой компании кандидат может пройти весь отбор за сутки, он с высокой вероятностью выберет ее, даже если условия работы сопоставимы.

Спикер отметил, что чем больше ручных процессов остается в воронке массового подбора, тем сильнее эта воронка «не прощает» ошибок и задержек. По его наблюдению, если какая-то операция выполняется дольше на день или даже на час, при работе с большим объемом кандидатов эта задержка накапливается и приводит к заметной потере скорости всего процесса, а перегруженные рутинными операциями рекрутеры физически не успевают уделять внимание каждому кандидату вовремя.

Спикер показал несколько инструментов, которые помогают компании привлекать больше кандидатов на входе в воронку.

Первый — генерация текста вакансии с помощью встроенного искусственного интеллекта: система позволяет быстро создавать не шаблонный, а адаптированный под конкретный проект текст, что повышает вероятность отклика и снимает зависимость качества описания от стиля письма конкретного специалиста.

Второй инструмент — автоматически формируемая карьерная страница под конкретную вакансию, которая уже включена в стоимость лицензии: это отдельная посадочная страница с формой отклика, которую можно публиковать где угодно — от мессенджеров до офлайн-объявлений с QR-кодом, ведущим кандидата напрямую к форме отклика, минуя дополнительные переходы.

Третий инструмент — возможность одновременно разместить одну типовую вакансию сразу в нескольких городах, например в городе и ближайших к нему населенных пунктах, что экономит время при расширении географии поиска. Также спикер отметил ускоренную интеграцию с сервисом Авито — традиционным для российского рынка источником кандидатов на линейные позиции.

Для ускорения первого касания спикер представил несколько взаимосвязанных инструментов. Автопоиск кандидатов позволяет системе самостоятельно, по заданному расписанию, добавлять в работу карточки кандидатов, соответствующих вакансии, — рекрутеру достаточно один раз настроить параметры поиска.

Оценка релевантности с помощью искусственного интеллекта позволяет задать текстовое описание требований к кандидату и порог отсечения, после чего система присваивает каждой карточке числовую оценку соответствия вакансии, что помогает в первую очередь обращаться к наиболее подходящим кандидатам, а не общаться со всеми подряд вслепую.

Скрининг с помощью чат-бота позволяет полностью убрать человека из операции первичной фильтрации откликов: бот может провести короткий диалог с кандидатом по заранее заданному сценарию и промаркировать, успешно ли кандидат прошел базовые критерии, включая функцию повторного возврата в воронку кандидатов, которые ранее вышли из коммуникации.

Отдельно спикер показал функцию маркировки временных нормативов на этапах воронки: рекрутер задает, сколько времени кандидат может находиться на конкретном этапе, и при превышении этого срока система визуально подсвечивает карточку кандидата, напоминая ответственному специалисту о необходимости действия — это также дает руководителям инструмент контроля исполнительской дисциплины.

Среди инструментов, упрощающих оценку кандидатов на более поздних этапах воронки, спикер выделил интеграции с системами тестирования, функциональность группового события для организации групповых собеседований с большим числом кандидатов одновременно, а также автоматически формируемые индивидуальные видеоинтервью, которые кандидат проходит в удобное время в асинхронном формате, отвечая на заранее заданные вопросы. Это особенно полезно для позиций, где важны коммуникативные компетенции, например для специалистов колл-центра, и снимает зависимость процесса от загруженности календаря конкретного рекрутера.

Отдельно спикер показал интеграцию с автоматической проверкой службы безопасности: на заданном этапе воронки поток может автоматически передать данные кандидата в систему проверки по основным базам — соответствие паспортных данных, наличие административных производств, задолженностей — и получить обратно статус в формате «рекомендован» или «не рекомендован» в течение нескольких минут вместо классической проверки, занимающей от одного до нескольких дней, что особенно критично для процессов, где нужно быстро выводить людей на работу.

Спикер представил отчет по времени на этапах, который показывает, сколько фактически кандидат находится на каждом конкретном этапе процесса подбора. По его словам, этот отчет позволяет либо убедиться, что время на этапе объясняется объективными ограничениями процесса, либо выявить этап, который занимает неоправданно много времени и требует оптимизации, — и без такого отчета подобные потери скорости остались бы попросту незамеченными.

Для случаев, когда одна типовая вакансия — например, продавец или менеджер — открыта сразу на множестве точек, магазинов или подразделений, спикер показал функциональность потребностей: список микрозаявок, привязанных к одной мастер-вакансии, куда стекаются все отклики.

Нанимающий менеджер может подать заявку в простой форме, указав необходимое количество сотрудников, приоритет, ответственного специалиста и срок закрытия, при этом сама форма заявки настраивается под конкретный проект.

Дополнительно потребности можно отображать на карте, что помогает рекрутеру быстро сориентироваться, когда кандидат сообщает, в каком районе он живет, и оперативно направить его на ближайший подходящий объект прямо из карточки кандидата, не создавая для этого отдельную вакансию в системе.

По словам спикера, это заметно сокращает путь кандидата до собеседования с фактическим нанимающим менеджером и снимает характерный для массового подбора хаос ручной маршрутизации большого потока кандидатов.

Отвечая на вопросы участников, спикер уточнил ряд практических деталей использования системы. В частности, он отметил, что автоматическое открытие контактов кандидатов при автопоиске можно гибко настраивать: открывать их автоматически только для кандидатов, прошедших порог релевантности, либо оставлять решение полностью за рекрутером, чтобы не расходовать бюджет на кандидатов, которые впоследствии могут не понадобиться.

Он также подчеркнул, что доступ к запуску сценариев автопоиска и других сценариев на основе искусственного интеллекта зависит от роли сотрудника в системе — это сделано намеренно, чтобы, например, заказчики вакансии не могли самостоятельно запускать платные автоматизированные сценарии без соответствующих полномочий.

Отвечая на вопрос о каналах коммуникации чат-ботов, спикер уточнил, что на текущий момент бот может работать через WhatsApp с использованием бизнес-аккаунта, через SMS и голосовые звонки, тогда как интеграция с Telegram пока ограничена из-за особенностей самого мессенджера, затрудняющих массовую автоматическую коммуникацию.

Отдельно он подтвердил, что процесс адаптации и онбординга нанятых сотрудников реализован как отдельный продукт, связанный с системой подбора: при создании вакансии можно сразу выбрать трек адаптации, который автоматически подключится к кандидату по завершении процесса найма.

В завершение вебинара стало очевидно, что массовый подбор требует принципиально иного подхода к автоматизации, чем точечный найм: здесь любая ручная операция, растянутая даже на несколько секунд или минут на одного кандидата, при работе с большими объемами превращается в ощутимую потерю скорости и, как следствие, в потерю сильных кандидатов, которых успевают перехватить более быстрые работодатели.

Спикер показал, что системный подход к автоматизации — от привлечения кандидатов через генерацию текстов и карьерные страницы, до ускорения первого контакта с помощью автопоиска, оценки релевантности и чат-ботов, и до упрощения финальных этапов через автоматическую проверку службы безопасности и группировку потребностей по множеству объектов — позволяет заметно сократить сроки закрытия вакансий без потери качества подбора.

Отдельным выводом стало то, что без специальной аналитики по времени прохождения этапов воронки многие потери скорости остаются попросту незамеченными, а значит, системный контроль за метриками процесса — обязательное условие для его дальнейшего улучшения.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube