Автоматизация адаптации сотрудников

8 июля компания «Поток» провела экспертный вебинар, посвященный современным методам автоматизации процесса онбординга, контроля задач и развития персонала.

Спикерами выступили Наталья Эккерт, продакт и методолог по продукту адаптации в компании «Поток», а также Владимир Ольховский, эксперт по автоматизации рекрутмента.

В рамках мероприятия эксперты детально разобрали, как выстроить бесшовный путь сотрудника от первого собеседования до непрерывного обучения после окончания испытательного срока.

Этот вебинар — практическое руководство для HR-директоров, специалистов по адаптации и руководителей подразделений по тому, как перевести управление процессом онбординга в единый цифровой контур.

Спикеры поделились реальным опытом автоматизации компании «Поток», а также продемонстрировали, как современные HRTech-платформы помогают решать ключевые проблемы в адаптации новичков — быстро, прозрачно и без потери человечности.

В ходе трансляции авторы наглядно показали интерфейсы мобильного приложения и административной панели, позволяющие координировать действия новичков, наставников и HR-департамента в режиме реального времени.

• Треть новых сотрудников принимает решение об увольнении в течение испытательного срока из-за размытых целей, отсутствия внимания со стороны руководства и непонимания своей роли в организации.

Лучшее решение: проектирование прозрачного пошагового сценария онбординга в едином приложении, где зафиксированы конкретные цели, графики встреч и обучающие материалы, доступные сотруднику с первого дня.

• Руководители и наставники забывают вовремя давать обратную связь и контролировать прогресс новичков из-за высокой операционной загрузки и ведения хаотичных записей в блокнотах или разрозненных таблицах.

Правильный подход: внедрение автоматизированной системы уведомлений, готовых шаблонов регулярных встреч и выделенного интерфейса для наставников, который позволяет отслеживать задачи подопечных прямо со смартфона.

• Традиционное обучение персонала после испытательного срока превращается в «зоопарк систем», где документы, презентации и ссылки теряются в рабочих чатах, а HR-специалисты не могут проверить реальный уровень усвоения знаний.

Выход: Использование сквозной платформы для параллельного назначения дополнительных учебных программ и тестирований в уже знакомом для сотрудников интерфейсе.

В начале выступления Наталья Эккерт привела данные внутренней статистики, согласно которым почти треть сотрудников увольнялись во время испытательного срока, а 35% заявляли, что не столкнулись с трудностями в процессе вхождения в должность. Остальная часть нанимаемых специалистов сталкивается с серьезными организационными барьерами.

Среди ключевых болей новых сотрудников методолог выделила следующие факторы:

1. Руководитель не находит времени на коммуникацию с новым сотрудником.
2. Новичку неясно, кому именно он должен подчиняться в структуре компании.
3. Отсутствует понимание внутренних регламентов, принципов действий и ключевых причин найма сотрудника в организацию.

Наталья Эккерт подчеркнула, что во многих компаниях до сих пор распространен хаотичный подход к онбордингу, когда человека просто погружают в омут рабочих чатов и непонятных задач, ожидая от него самостоятельного решения всех проблем.

Трудности долгосрочного развития персонала

Переходя к анализу этапа после завершения испытательного срока, спикеры отметили, что внешняя среда и технологии меняются стремительно, вызывая у сотрудников постоянный стресс и страх потери квалификации. При этом 60% руководителей открыто заявляют о серьезных трудностях, возникающих при обучении своих команд.

Особенно остро проблема проявляется в сфере освоения искусственного интеллекта. Несмотря на то, что 77% специалистов регулярно применяют ИИ в работе, 66% из них не получают никакого структурированного обучения со стороны работодателя, действуя интуитивно. Это приводит к панике, саботажу нововведений и резкому падению общей производительности труда в периоды изменений.

Для предотвращения оттока кадров Наталья Эккерт предложила выстраивать адаптацию как четко спланированный путь, переводящий новичка в статус автономного результативного сотрудника. Процесс должен состоять из четырех последовательных шагов:

1. Постановка конечной цели: Формулирование чёткого образа адаптированного сотрудника, который по уровню производительности не отличается от опытных коллег.
2. Декомпозиция на этапы: Разбиение глобальной цели на понятные подцели и краткосрочные шаги.
3. Подбор цифровых инструментов: Закрепление за каждым шагом конкретных обучающих материалов, чек-листов и контрольных точек.
4. Сбор честной обратной связи: Постоянный анализ мнения новичков для оперативного улучшения сценария.

Спикер также указала, что полноценная адаптация обязана включать в себя этапы первого собеседования и отправки оффера, плавно переходя в стадии прибординга и онбординга.

Владимир Ольховский на практических примерах продемонстрировал, как экосистема компании «Поток» позволяет автоматизировать описанную методологию. Решение объединяет в себе несколько ключевых модулей:

Интеграция с подбором:
Позволяет в несколько кликов переносить данные финалиста из системы рекрутмента в модуль адаптации без повторного ввода информации.

Конструктор треков (Локаций):
Инструмент для создания кастомных или использования шаблонных сценариев под разные категории персонала.

Конструктор заданий:
Позволяет наполнять уровни текстом, видео, документами, картами дорог до офиса, кодовыми словами и QR-кодами для экскурсий.

Управление целями:
Единое пространство, где сотрудник, HR-специалист или наставник могут ставить задачи, отслеживать дедлайны и выставлять оценки.

Мониторинг и аналитика:
Административная панель для отслеживания активности сотрудников, прогресса прохождения уровней и сбора ответов на пульс-опросы.

Наталья Эккерт рекомендует полностью отказаться от ручного контроля чек-листов и перейти на автоматизированное планирование взаимодействия. Процесс контроля должен опираться на три базовых инструмента:

1. Регулярные синхронизационные встречи по готовым шаблонам. Система должна автоматически бронировать в календарях и проставлять встречи для каждого нового сотрудника на ключевых точках: в первый день, первую неделю, первый месяц, на экваторе (полтора месяца) и по итогам испытательного срока (три месяца). К каждой встрече заранее прикрепляется повестка и итоговый чек-лист отчета.
2. Автоматизированные опросы. Так как из-за человеческого фактора встречи могут переноситься, опросы на каждом этапе помогают держать руку на пульсе. Шаблоны коротких анкет позволяют быстро выявить, не паникует ли сотрудник и не задумывается ли он об уходе.
3. Прозрачное ведение целей. Все задачи испытательного срока должны находиться в общем доступе для новичка, руководителя и HR-менеджера, исключая ведение записей в личных блокнотах. По факту выполнения задачи обязательна фиксация обратной связи и реакций.

Владимир Ольховский поделился методикой разгрузки руководителей с помощью внедрения специализированного цифрового интерфейса для наставников. Эксперт советует разделять контент приложения на две составляющие:

1. Обучение самого наставника. Прежде чем прикреплять к сотруднику подопечного, его необходимо обучить правилам предоставления обратной связи, методам мотивации и графику коммуникаций через специальный теоретический трек в системе.
2. Вкладка подопечных. Наставник должен видеть закрепленных за ним новичков единым списком, иметь возможность в один клик ставить им задачи, отмечать выполнение контрольных чек-боксов и оценивать достижение целей по пятибалльной шкале прямо с мобильного устройства, не заходя в сложную административную панель.

В завершение вебинара спикеры подчеркнули, что создание сквозного цифрового пути сотрудника — от первого контакта на собеседовании до непрерывного развития внутри компании — позволяет существенно поднять бизнес-показатели организации.

Использование современных ИТ-решений устраняет хаос в коммуникациях, снижает нагрузку на HR-департамент за счет автоматических напоминаний и рассылок, а также страхует компанию от внезапного увольнения ценных кадров на испытательном сроке.

Внедрение единой платформы для онбординга и обучения помогает не только стандартизировать и кастомизировать процессы под запросы бизнеса, но и гарантирует руководству полную прозрачность на каждом этапе адаптации персонала.

Спикеры «Потока» отметили, что через их платформу успешно проходит 93% сотрудников компании, что доказывает высокую практическую ценность и результативность автоматизации HR-процессов.

Этот вебинар также можно посмотреть на нашем канале в Rutube